La firma digital se ha convertido en el instrumento que más ha contribuido con la reducción del consumo de papel en todos los sectores productivos. Eliminar el papel en las operaciones cotidianas de las empresas no sólo ha reducido costes sino que ha optimizado la eficiencia de sus actividades. 

En los híper competitivos mercados modernos no hay lugar para las pérdidas de tiempo, recursos y dinero. Precisamente por ello, las empresas líderes del mercado han apostado por la digitalización de sus documentos como una forma de maximizar la eficiencia.

En este sentido, la globalización y los conceptos del desarrollo sostenible ha empujado a las empresas a ser cada día más eficaces. Esto ya no sólo se aplica a grandes corporaciones multinacionales. Hoy en día, los pequeños negocios han abierto sus operaciones a un mercado global infinito que demanda respuestas inmediatas, precisas y más económicas.

En esta búsqueda de soluciones que aumenten la competitividad, las empresas de todos los tamaños y sectores han cambiado la gestión documental de manera radical. Estos cambios se han apalancado en herramientas digitales con excelentes resultados en la práctica.

Los equipos y softwares de reconocimiento óptico de caracteres u  OCR se unen a tecnologías de captura y conversión de documentos. Adicionalmente, el desarrollo de tecnologías de firma digital ha acelerado de manera exponencial los tiempos de ejecución de tareas administrativas, legales y de gestión empresarial.

Sin embargo, para muchos negocios la eliminación del papel mediante la digitalización y la implementación de la firma digital no es algo prioritario. Por esta razón, hemos analizado las ventajas competitivas de eliminar el papel como la estrategia de gestión de mayor impacto en las empresas modernas. Veamos sólo algunas.

Ventajas competitivas de la firma digital y eliminar el papel 

Actualmente, los dogmas del mercado han sido sacudidos por la globalización, la digitalización y la sostenibilidad. Ningún sector productivo ha escapado de estos cambios de paradigmas que han empujado a las empresas a cambiar sus visiones y propósitos. Los viejos conceptos de la competencia basada en el tamaño de la empresa se han visto retados por visiones más eficientes y productivas. La empresa 4.0, el desarrollo sostenible y la insaciable demanda mundial ha creado negocios 100% digitales y 100% más eficientes.

Estos nuevos negocios han puesto en jaque a las anquilosadas corporaciones mediante propuestas de valor más económicas y de respuesta inmediata. Los mercados y las legislaciones internacionales han contribuido a dar la estocada final a la antigua forma de ver los negocios. 

Adicionalmente, el desarrollo de hardware y softwares de OCR han permitido capturar, procesar y compartir documentos físicos. La firma digital ha hecho posible dar validez legal y vinculante a convenios comerciales, contratos, propuestas, informes y miles de documentos. He aquí sólo 3 de las cientos de ventajas de eliminar el papel dentro de la operatividad de las empresas:

Reduce costes y optimiza los recursos

La gestión documental ha sido uno de los dolores de cabeza más importantes para muchos tipos de negocios. Los sectores comerciales y de servicios producen una cantidad impresionante de documentos en sus operaciones cotidianas. Desde facturas, albaranes, contratos y propuestas de servicios hasta documentos de carácter legal y administrativo. Gestionar de manera eficiente estos documentos implica para las empresas partidas infinitas que aumentan los costes de manera creciente.

Para que tengamos una idea, según IBM, solo en papel para impresión de documentos, una PYME puede gastar entre 20 y 200 mil euros anualmente. Si a esto sumamos los costes de impresión, material de oficina y archivo, estos costes pueden quintuplicarse.

Por otro lado, gestionar toda esta documentación requiere de metros cuadrados, sistemas de control, mobiliario y personal entrenado. Todo esto suma alquileres, costes hundidos, sueldos, energía y espacios productivos, literalmente, perdidos. Sin contar el coste que representa la pérdida de información por deterioro, pérdida y mal archivado de documentos. Ubicar y obtener documentos físicos implica una pérdida de tiempo y recursos imperdonable en los mercados actuales.

Toda una biblioteca puede comprimirse en un disco duro, en un servidor en la nube o en soluciones digitales, a una fracción del coste de mantenimiento. La información contenida está protegida, inmune a daños ambientales y 100% segura contra pérdidas o malas clasificaciones.

Contribuye con la sostenibilidad

Para muchos directivos, la sostenibilidad es un concepto abstracto que no afecta directamente al negocio. Sin embargo, las estadísticas y los cambios en el consumidor demuestran lo contrario, he aquí sólo algunos datos interesantes sobre los consumidores actuales:

• 88% exigen a sus marcas acciones concretas en pro de la sostenibilidad y la conservación ambiental.

• 79% aseguran haber cambiado sus hábitos de consumo en pro de la sostenibilidad.

• 61% estaría dispuesto a pagar más por productos y servicios sostenibles.

• 53% se han cambiado a empresas más pequeñas sólo porque ofrecen soluciones sostenibles.

Cómo vemos, los cambios de patrones de consumo, sostenibilidad y eficiencia energética sí que afectan al negocio. Se estima que 7 de cada 10 negocios que no hagan cambios hacia esta corriente desaparecerán en los próximos años. 

Multiplica la velocidad de respuesta al mercado

En los mercados actuales los tiempos de respuesta marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso del negocio. La optimización de la gestión documental, la firma digital y la eliminación del papel mediante la digitalización de documentos aceleran los tiempos de respuesta. 

Esta reducción de los tiempos y recursos se traduce en una mayor eficacia que redunda en el posicionamiento de la empresa en los reñidos mercados globales. La firma digital y la eliminación del papel optimizan los flujos de trabajo creando entornos más eficientes, versátiles y productivos. La gestión de datos, estadísticas, informes y variables operativas se aceleran en más de un 80% con los cambios en la gestión documental.

Igualmente, los procesos de toma de decisiones se optimizan en una escala superior con una disponibilidad más acelerada de la información. En ello, los softwares de procesamiento de documentos y de firma digital, son las claves para crear una mayor eficacia operativa.

¿Cómo eliminar el papel en mi negocio?

En SIGNply creamos soluciones digitales para los negocios actuales mediante herramientas que permiten crear entornos 100% digitales, ágiles y protegidos. Mediante la firma digital, las empresas de cualquier sector, tamaño y propósito, descansan su gestión documental en un proceso rápido, eficaz y sobre todo, seguro.

La seguridad de los documentos a través de sistemas con las máximas certificaciones de seguridad informática y de protección de datos es fundamental. SIGNply cuenta con la mayor red de certificados de seguridad y protección de datos del mercado actual.  Nuestros servicios cumplen con exigencias legales como eIDAS, RGPD y UETA. Adicionalmente, nuestros sistemas de firma electrónica están adaptados a las legislaciones europeas, Estados Unidos y Latinoamérica.

Implementar la firma digital y la eliminación del papel en tu negocio es simple, rápido y económico. Con una tecnología de uso sencillo e intuitivo, todas las áreas funcionales podrán decir adiós a la gestión de documentos físicos, archivos y pérdidas de tiempo. Contacta con uno de nuestros especialistas y únete a la nueva generación de empresas que están revolucionando el mundo de los negocios.