La firma electrónica está revolucionando la forma de gestionar documentos en todos los sectores económicos. Pero, es en las empresas de servicios en donde la firma electrónica de documentos está marcando una enorme diferencia.
La protección legal y las condiciones de la prestación de servicios necesita obligatoriamente del consentimiento expreso de ambas partes. Dependiendo del tipo de servicio, la cantidad de documentos a firmar puede multiplicarse exponencialmente.
En este sentido, las empresas de servicios han tenido tradicionalmente el enorme reto de gestionar eficientemente esta enorme cantidad de documentos. De hecho, la gestión documental es una de las tareas que más consume espacio, personal y recursos económicos en empresas de todos los tamaños.
El almacenamiento seguro y el rápido acceso de estos documentos se ha convertido en un verdadero dolor de cabeza para la dirección empresarial. Por ello, encontrar soluciones eficaces, económicas y ágiles es una de las prioridades más importantes en la actualidad.
Los cambios en las legislaciones internacionales han eliminado el uso del papel como único medio de certificación de documentos. La aprobación de la firma electrónica como medio legal para la firma de contratos y documentos de servicios ha inyectado dinamismo a la gestión.
Los beneficios de la firma electrónica se pueden enfocar desde diferentes puntos de vista. La reducción de costes y optimización de recursos es uno de los beneficios más tangibles. Sin embargo, la agilidad en la ubicación de documentos le ha dado a los servicios una mayor velocidad que redunda en satisfacción del cliente.
Veamos algunos de los beneficios más directos de usar la firma electrónica en documentos, contratos y notificaciones en empresas de servicios. Adicionalmente, veremos algunos datos interesantes sobre la incidencia en la experiencia y preferencias del usuario.
Los beneficios de la firma electrónica en la gestión documental en empresas de servicios
El sector servicios es, probablemente, el mayor consumidor de papel en todo el tejido económico mundial. Las empresas prestadoras de servicios necesitan de ciertos documentos que especifican los términos del servicio, contratos, notificaciones y una larga lista de etcéteras. La protección legal del prestador y usuario de cada servicio requiere de una serie de contratos y documentos legales que se acumulan de forma ilimitada.
Con la firma electrónica y los documentos digitales, la industria de los servicios a nivel mundial ha logrado optimizar su gestión. Dentro de las múltiples ventajas y beneficios de la firma digital de documentos, tenemos:
Reducción de los costes operativos y de servicios
Según los especialistas en gestión empresarial, cada hoja que se imprime dentro de una empresa tiene un coste aproximado de 0,04€ por cada hoja en blanco y negro. Este coste se cuadruplica con la impresión a color llegando a un precio que ronda los 0,15€ por hoja.
Haciendo una multiplicación sencilla, una empresa puede estar destinando una buena parte de su presupuesto a la impresión de documentos. En algunos servicios, este coste puede ser de miles de euros anuales.
Estas cifras sólo se centran en el coste de papel y tinta sin sumar:
- Compra y mantenimiento de equipos
- Tiempo del recurso humano
- Gastos en energía
- Almacén y superficie de impresión
Con la firma electrónica de documentos, este coste se reduce a una mínima fracción, sin pérdidas de tiempo operativo y de energía. Adicionalmente, optimiza los recursos humanos, materiales y económicos de la empresa.
Ubicación inmediata de ficheros y documentos
¿Cuánto tarda tu empresa en encontrar un contrato o un documento específico? Para muchas empresas, estos tiempos pueden ocasionar pérdidas insalvables de miles de euros en lo que se conoce como el coste del tiempo muerto.
Tan sólo en España, se estima que una empresa mediana puede perder entre 100.000 y 200.000 euros al año en tiempos muertos. Este coste hundido y no estimado en los presupuestos puede ocasionar desventajas comparativas en los reñidos mercados actuales.
Con la firma electrónica, la ubicación y disponibilidad de documentos se reduce a una fracción del tiempo. Adicionalmente, le permite a todas las áreas de la empresa disponer de la información en un tiempo reducido independientemente de su ubicación física.
Optimización de la gestión documental
Los sistemas OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres han cambiado la forma en la que gestionamos documentos en todo el mundo. La transformación de documentos físicos a documentos digitales manteniendo intacto el contenido, ha optimizado la gestión documental en empresas de servicios.
Pero, estas ventajas no sólo redundan en la reducción del uso del papel, recursos humanos y técnicos. La digitalización documental ha acelerado los procesos, eliminando cuellos de botella y agregando agilidad a toda la cadena.
En este contexto, la firma electrónica se ha convertido en el aliado fundamental para acelerar la digitalización de las empresas. La posibilidad de dar validez jurídica a contratos, facturas y documentos ha permitido que toda la gestión se haga actualmente 100% digital.
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Asimismo, contar con la firma digital SIGNply te permite acelerar los tiempos de respuesta cliente-servicio y crear un servicio más integral. Nuestra app de firma digital tiene las mayores certificaciones legales en España, la Unión Europea, Estados Unidos y Latinoamérica.
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